Témoignages : SAU

Stérilisation

Conception, dimensionnement et organisation en amont de nouveaux services ou de services existants :

• Traçabilité des instruments : marquage, informatisation du process (conseil, implantation, formation)
• Observation terrain du parcours des instruments, des flux et de la répartition des tâches
• Analyse des coûts de fonctionnement
• Analyse de pertinence sur le transfert vers de l’usage unique de l’instrument
• Accompagnement à une logique de mutualisation entre établissements : convergences des flux, pérennisation de la sous-traitance client/fournisseur
• Mise en place d’instances de pilotage inter-services.

• Références

Plateau de rééducation / réadaptation

• Conception, dimensionnement et organisation des plateaux d’activité dans le cadre d’hospitalisations complètes et temporaires
• Accompagnement sur la pérennité de financement dans la cadre de la réforme de tarification en cours
• Diagnostic, production de recommandations et réalisation de plans d’actions et de feuilles de route

• Références

Pharmacie

Création de nouvelles PUI (Pharmacies à Usage Intérieur) et/ou restructuration des unités existantes :

• Conception et dimensionnement des espaces  en partenariat avec des architectes (étude des flux, aménagement des surfaces, dimensionnement d’équipements)
• Audits organisationnels et logistiques (analyse des niveaux de stocks, des processus achat et approvisionnement, de l'organisation du travail…)
• Etudes d'opportunité sur la mise en place d'une automatisation de la dispensation globale ou nominative (analyse de coûts, calcul des durées de retours sur investissement)
• Préconisation d’axes d’amélioration concrets
• Accompagnement des équipes à la définition et à la mise en place d'organisations cibles

Dans le cadre des Groupements Hospitaliers de Territoires (GHT) :

• Accompagnement et co-construction sur la mise en place d’une organisation mutualisée entre différentes PUI
• Réflexion et mise en œuvre

• Références

Imagerie

Conception, dimensionnement et organisation du service :

• Analyse et benchmark des pratiques organisationnelles par comparaison entre établissements, d’indicateurs spécifiques
• Etudes capacitaires
• Dimensionnement des moyens humains et matériels
• Optimisation de l’organisation médicale (répartition des plages allouées, des vacations, taux d’occupation, aide à la programmation des rendez-vous, délai de remise de compte-rendu,…)
• Optimisation de la fluidité du parcours patient, satisfaction client
• Contractualisation des relations inter services
• Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la mise en place de systèmes d’information radiologiques (RIS), de PACS et d’outils de comptes-rendus (dictée numérique ou reconnaissance vocale)
• Conseil à la mise en place et à l’organisation des pratiques et des processus

• Références

Laboratoires de biologie

Principaux points d’intervention au sein du laboratoire de biologie :

• Analyse de l’organisation des flux d’examens biologiques médicaux
• Analyse de pertinence des investissements en techniques automatisées et chaines d’automatisation
• Rationalisation des analyses/examens en série
• Dimensionnement en ressources humaines
• Gestion de la maîtrise des coûts de consommables

Dans le cadre des Groupements Hospitaliers de Territoires (GHT) :

• Accompagnement et co-construction sur la mise en place d’une organisation mutualisée entre différents laboratoires.
• Réflexion et mise en œuvre

• Références

Blocs opératoires

Les différentes interventions, dans plus de 300 blocs opératoires et à travers des régions à différents niveaux de maturité ont permis de capitaliser sur les indicateurs classiques en matière d’organisation des blocs opératoires et des UCA. Ainsi, CERCLH a réalisé un travail de recueil de données riches d’enseignements. Ces données nous permettent d’identifier aisément les points forts et leviers d’actions des établissements où nous intervenons et de donner des cibles réalistes et « prouvées » aux différents acteurs rencontrés.

Principaux points d’intervention :

• Evaluation des ressources matérielles et humaines
• Optimisation de l’utilisation du bloc opératoire en flux de patients programmés ou non programmés et en temps d’occupation
• Etude du fonctionnement des interfaces avec cette unité eu sein de l’établissement
• Etude opérationnelle auprès du personnel médical et soignant
• Analyse des dysfonctionnements et définition des marges de progression
• Priorisation des actions
• Cockpit Santé

• Références
• Recommandations

Maisons de retraite médicalisées

Contexte :

• Structures aux  financements publics de plus en plus restreints (ARS, Conseils Départementaux) incitant l’utilisation optimale des ressources soignantes et éducatives
• Pression accrue des pouvoirs publics (ARS, ANESM) pour mettre en place les outils de la loi 2002-2 et la démarche de projet individuel d’accompagnement des résidents
• Difficultés à objectiver la charge de travail des soignants auprès des résidents, par manque d’évaluation précise et actualisée de leurs besoins en soin et d’accompagnement socio-éducatifs

Principaux points d’intervention :

•  Cartographie des processus, repérage des difficultés puis identification des solutions
• Recueil d’activité, analyse des glissements de tâches et dimensionnement des effectifs soignants et socio-éducatifs
• Partage des constats en Focus Group et des plans d’actions en groupe de travail
• Analyse des usages et de la pertinence des systèmes informatiques RH, dossier usager, achats
• Construction budgétaire : Investissements et financements, produits et charges d’exploitation

• Références

Psychiatrie

Contexte :

Réflexions en cours sur une nouvelle tarification du secteur.

Principaux points d'intervention:

• Co-construction des organisations en adaptation au contexte
• Analyse de la prise en charge des patients
• Etude de la gestion des flux
• Adaptation des ressources humaines à l’activité

• Références

Unités médicales et chirurgicales

Etudes capacitaires des unités d’hébergement pour les schémas directeurs immobiliers prospectifs à 5/10 ans :

• Projection et dimensionnement en lits
• Etude prospective du seuil critique de dimensionnement
• Etude du ratio des équipes soignantes par rapport au nombre de lits
• Obligations de proximité avec les plateaux d’activités medico-techniques (blocs, labo, imagerie) en lien avec le projet médical

Accompagnement à la gestion des lits :

• Réduction des durées de séjour
• Ajustement de la durée de séjour par rapport à une pathologie, gestion des priorités
• Gestion des patients programmés et non programmés

• Références

Chirurgie ambulatoire

Principaux points d’intervention :

• Maitrise de la gestion des flux de patients
• Garantie de la qualité de soins (maîtrise et anticipations des risques et des interventions)
• Dimensionnement des ressources humaines

Accompagnement au virage ambulatoire, tendance prégnante en services hospitaliers :

•  Optimisation de la maximisation et de la gestion des flux de patients

• Références
• Recommandations

Consultations

CERCLH intervient sur 3 enjeux majeurs du secteur Consultations :

• La planification et programmation
• L’organisation du/des points de consultations
• La gestion documentaire et traçabilité

 Principaux points d’intervention :

• Etude d’activité par rapport aux ressources de salles ou de compétences médicales ou soignantes
• Etude des flux de patients
• Dimensionnement
• Définition des indicateurs de performance :
  • Délais moyens de prise de rendez vous des patients primo consultants par spécialité
  • Taux de déprogrammation/reprogrammation des rendez vous à la demande des médecins/chirurgiens
  • Taux d’occupation des vacations
  • Taux de débordement des vacations
  • Délais de frappe des comptes-rendus par spécialité et outil utilisé (K7, dictée numérique, reconnaissance vocale)
  • Délais de validation des comptes-rendus par spécialité
  • Résultat brut d’exploitation (si comptabilité analytique en place)

• Références

Médecine ambulatoire

Contexte : Phase d’anticipation à la nouvelle circulaire Frontière en préparation, précisant les conditions d’activité et de financement de ces unités principalement axées sur l’oncologie.

• Accompagnement sur la pérennité de financement dans le cadre de la réforme de tarification en cours :
  • diagnostic,  production de recommandations et réalisation de plans d’actions et de feuilles de route
• Etudes prospectives capacitaires pour les schémas directeurs immobiliers prospectifs à 5/10 ans :
  • Projection et dimensionnement en places
  • Etude prospective du seuil critique de dimensionnement
  • Etude du ratio des équipes soignantes par rapport au nombre de places
  • Analyse des obligations de proximité avec les plateaux d’activités medico-techniques (blocs, labo, imagerie) en lien avec le projet médical

Radiothérapie

Depuis 10 ans, CERCLH réalise chaque année pour l’INCA (Institut National du Cancer) l’Observatoire de la radiothérapie. L’enquête s’adresse à tous les sites de radiothérapie en France afin d’évaluer leurs pratiques, leur volume d’activité et leurs ressources humaines.

• Références

Service d'Accueil des Urgences

Objectif : Optimisation du service et de la collaboration avec les différentes interfaces.

Principaux points d’intervention :

• Etude des flux de patients temporaires et hospitalisés
• Analyse des ressources humaines médicales et paramédicales
• Dimensionnement du personnel
• Etude des temps d’attente
• Analyse des interfaces et compétences médicales à disposition
• Etude de l’organisation avec les transports sanitaires, SAMU et SMUR.

• Références

Achats et approvisionnements

Définition et structuration du service achat à partir de l’analyse des procédures existantes

• Elaboration d’une cartographie achats, dépenses et marchés, des stocks et commandes
• Analyse des processus selon la méthodologie RACI (identification des acteurs du processus et la répartition des rôles, des approbateurs aux contributeurs)
• Analyses des procédures achats (contractualisation des actes)
• Analyse des systèmes d’informations achats et de la gestion documentaire
• Analyse des systèmes d’informations des stocks, inventaires, passation des commandes
• Analyse des ressources humaines (coûts et compétences)

Optimisation des achats

• Dégagement de gains par la redéfinition des besoins et l’étude de la stratégie en fonction des marchés fournisseurs

• Références

Logistique hospitalière

Nos interventions se situent au niveau des flux de biens et marchandises (repas, linge, médicaments, prélèvements, PSL, instruments, courriers, dossiers médicaux, produits hôteliers,) et des flux patients (Brancardage et transport sanitaire) en intra site et inter sites.

Dans ce domaine, nous accompagnons les fonctions logistiques des établissements à atteindre leur objectif de qualité de service à leurs clients au moindre coût.

Les leviers d’optimisation passent par l’amélioration de la fluidité et de la rapidité des flux et donc la « chasse aux freins » qui se trouvent aux interfaces (physiques, systèmes d’information entre différentes fonctions)

Principaux points d’intervention :

• Formalisation des besoins (Contrats clients fournisseurs internes)
• Cartographie et modélisation des flux
• Implantation géographique et organisation des locaux logistiques
• Rationalisation des tournées
• Mutualisation, centralisation des Transports
• Automatisation des transports lourds et légers (Faisabilité technique et organisationnelle, calcul de ROI)
• Etude de « make or by »
• Dimensionnement des ressources humaines
• Co-construction de plan d’actions et accompagnement à leur mise en place

Particularité du CERCLH :

CERCLH propose une approche méthodologique performante qui s’appuie sur les outils du Lean Management.

Cette méthode (qui a fait ses preuves depuis de nombreuses années dans de nombreux domaines) est basée sur une approche globale et pragmatique. Elle favorise la communication et le déploiement rapide d’actions concrètes et contribue par la même à lever les résistances aux changements des équipes.

• Références

Bureau des Entrées

• Etudes comparatives d’activité
• Dimensionnement des ressources humaines
• Intégration des nouveaux logiciels dans tous les processus

• Références

Comptabilité analytique

Réalisation d’enquêtes de coûts sur les secteurs psychiatrie et medico-social

• Références

Services techniques

Maintenance et entretien des équipements  et des bâtiments.

• Audit en 3 axes sur bases de bonnes pratiques:
  • Pilotage des services techniques : arbitrage externalisation/internalisation, suivi, gestion des contrats
  • Ressources humaines (management, animation d’équipes, gestion, maintien des compétences
  • Partie technique et outils : interventions préventives ou curatives, travaux de réhabilitation, optimisation de la gestion des stocks de pièces, méthode maintenance, maintien des bases de connaissances

• Plan d’actions/mise en oeuvre :
  • Rationalisation de l’atelier de maintenance et zones de stockage
  • Optimisation des interventions préventives et curatives, planification des travaux en interne ou avec intervenants extérieurs
  • Anticipation des interventions urgentes et préparation des interventions planifiées
  • Traçabilité : compte rendu d’interventions sur le planifié ou non planifié
  • Gestion et traitement des demandes d’intervention