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Solutions digitales : Pilotage de la performance

Nos outils de pilotage de la performance

 

pilotage de la performance

pilotage de la performance

 

CERCLH est fier de vous proposer sa nouvelle offre CockpiT Santé, solution de pilotage de la performance pour les établissements de santé.

Cette solution digitale permet de réaliser un suivi de l’activité d’un service d’un établissement de santé (bloc opératoire, unité de chirurgie ambulatoire, imagerie) à l’aide d’indicateurs de performances et de pilotage.

Ces tableaux de bord sont :

  • Mis à jour toutes les semaines depuis votre SIH (pas de double saisie)
  • Fiabilisés d’après nos moteurs d’analyses de cohérence et de validité
  • Construits à partir de catalogues d’indicateurs validés par les tutelles (ARS, ANAP, HAS) et par nos expériences terrains
  • Dynamiques dans l’affichage des indicateurs à l’aide de multiples filtres (temporels, lieux de réalisation, spécialités/modalités de l’activité)
  • Adaptés à des analyses comparatives de l’évolution mensuelle et annuelle de vos performances
  • Progressifs avec plusieurs niveaux de complexité d’analyse en fonction de votre besoin
  • Intégrés à notre activité de conseil en organisation.

Notre offre globale pour cette solution digitale comprend non seulement le paramétrage de l’outil et sa mise à disposition via un abonnement, mais surtout une formation de l’ensemble des acteurs de l’unité concernée.

Au cours de cette formation, nous abordons ensemble les indicateurs calculés, la manipulation des tableaux de bords mais aussi les éléments de diagnostic qui en découlent et les plans d’actions à engager pour une amélioration des performances.

Nos expériences d’accompagnements individuels et collectifs sur les plateaux médico-techniques sont mises à profit afin de dépasser la simple livraison de résultats et aboutir à une amélioration tangible de votre maturité organisationnelle.

 

CockpiT Santé Bloc

cockpit sante bloc

Les blocs opératoires sont des plateaux techniques générateurs d’investissements importants tant technologiques qu’immobiliers. Ils sont le lieu de processus organisationnels complexes dans lesquels interviennent des ressources humaines hautement qualifiées et rares. Ils constituent ainsi des centres de coûts importants dont il est important de mesurer l’efficience.

Le module Cockpit Bloc Opératoire permet de réaliser un suivi mensuel de l’activité et de la performance de votre bloc opératoire. Nous sommes aujourd’hui en mesure de mettre en place notre solution cockpit dans tout établissement disposant d’un logiciel de gestion de son bloc opératoire permettant la saisie des jalons horaires en salle.

De plus, nous sommes en capacité de déployer Cockpit très rapidement dans les établissements dont les blocs opératoires sont gérés par nos partenaires :

Les tableaux de bord générés toutes les semaines permettent de suivre en routine les indicateurs clés de performance et de pilotage, mois par mois, en comparaison à l’année précédente et en option en comparaison à nos bases de benchmark :

cerclh

Suivi de l’activité et des caractéristiques de la patientèle

  • Volumes d’activité
  • Niveaux de programmation
  • Taux d’ambulatoire
  • Activité en dehors des vacations (Pds, Nuit, Week-ends, Orphelines)

Suivi des performances détaillées

  • Taux d’ouverture
  • Taux d’occupation
  • Taux de débordement (programmé ou non)
  • Productivité en ICR
  • Détails des temps non utilisés (Démarrage tardifs, Temps inter-interventions, Fin précoce

Plusieurs axes d’analyses et de sélection de périmètre

  • Temporels : Années, mois, semaines de l’année, jours de semaine et tranches horaires
  • Caractéristiques de réalisation : Bloc opératoire, salle, spécialité, opérateur, acte CCAM, anesthésie, ambulatoire

4 tableaux de bord sont disponibles, chacun avec des niveaux de complexité et de précision croissants afin de permettre aux acteurs du pilotage des blocs opératoire d’animer le dialogue de gestion avec les équipes paramédicales, les médecins et la direction.

CockpiT Santé UCA

cerclh

Le développement de la chirurgie ambulatoire est une priorité nationale qui se traduit dans les établissements de santé par une nécessaire performance d’exception en termes de qualité organisationnelle afin de garantir la qualité des soins et la maitrise des risques associés.

La bonne organisation est celle qui permettra à l’établissement et au personnel d’assurer la prise en charge des patients dans les meilleures conditions et le temps imparti. Le pilotage des UCA qui réalisent le plus d’activité nécessite aujourd’hui de se doter d’instruments de pilotage hebdomadaires, et qui permettent de distinguer finement les lacunes de performances.

Le module Cockpit UCA permet de réaliser un suivi mensuel et sur les 4 dernières semaines de l’activité et de la performance de votre unité de chirurgie ambulatoire.

Nous sommes aujourd’hui en mesure de mettre en place notre solution cockpit dans tout établissement disposant d’un logiciel de gestion fine de ses mouvements patients et en particulier la saisie des jalons horaires du parcours du patient (arrivée UCA, départ au bloc, retour du bloc, collation et sortie de l’UCA).

De plus, nous sommes en capacité de déployer Cockpit très rapidement dans les établissements dont les UCA sont gérées par nos partenaires :

Les tableaux de bord générés toutes les semaines permettent de suivre en routine les indicateurs clés de performance et de pilotage, mois par mois, en comparaison sur les 4 dernières semaines et à l’année précédente ainsi qu’en option par rapport à nos bases de benchmark :

 

Suivi de l’activité et des caractéristiques de la patientèle

  • Volumes d’activité (global et par filière)
  • Niveaux de programmation
  • Taux d’annulation

Suivi des performances détaillées

  • Taux de rotation
  • Suivi des entrée et sorties à la demi-journée
  • Attentes des patients dans leur parcours (pré et post-bloc)

Plusieurs axes d’analyses et de sélection de périmètre

  • Temporels : Années, mois, semaines de l’année, jours de semaine et tranches horaires
  • Caractéristiques de réalisation : Spécialité, opérateur, acte CCAM

2 tableaux de bord sont disponibles, chacun avec des niveaux de complexité et de précision croissants afin de permettre aux acteurs du pilotage de l’UCA d’animer le dialogue de gestion avec les équipes paramédicales, les médecins et la direction.

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CockpiT Santé Imagerie

Cockpit Santé Imagerie

Les services d’imagerie médicale sont le lieu d’une activité importante nécessitant des équipements à fort coût. Leur optimisation passe par une bonne gestion des patients depuis la prise de RDV jusqu’à la remise du compte-rendu d’examen validé par le radiologue.

L’ensemble du processus de prise en charge doit être suivi régulièrement pour en mesurer l’efficience. Les modalités lourdes (IRM et Scanner) sont particulièrement visées mais il est possible d’analyser aussi les modalités plus légères.

Le module Cockpit Imagerie permet de réaliser un suivi mensuel et sur les 4 dernières semaines de l’activité et de la performance de votre service d’imagerie.

Nous sommes aujourd’hui en mesure de mettre en place notre solution cockpit dans tout établissement disposant d’un logiciel de gestion fine de ses mouvements patients et en particulier la saisie des jalons horaires du parcours du patient (au minimum entrée et sortie de salle).

Les tableaux de bord générés toutes les semaines permettent de suivre en routine les indicateurs clés de performance et de pilotage, mois par mois, en comparaison à l’année précédente ainsi qu’en option par rapport à nos bases de benchmark :

cerclh

Suivi de l’activité et des caractéristiques de la patientèle

  • Volumes d’activité (global et par modalité)
  • Niveaux de programmation
  • Taux de validité des patients

Suivi des performances détaillées

  • Taux d’ouverture
  • Taux d’occupation
  • Productivité ICR
  • Durées moyennes d’examens
  • Analyses détaillées des temps non utilisés (Démarrage tardif, temps inter-examens et fin précoce)
  • Attentes des patients dans leur parcours (pré, per et post-imagerie)

Plusieurs axes d’analyses et de sélection de périmètre

  • Temporels : Années, mois, semaines de l’année, jours de semaine et tranches horaires
  • Caractéristiques de réalisation : Modalité, Salle, acte CCAM

Plusieurs tableaux de bord sont disponibles, avec des niveaux de complexité et de précision croissants afin de permettre aux acteurs du pilotage du service d’animer le dialogue de gestion avec les équipes paramédicales, les médecins et la direction.

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Activités médico techniques

Cœur de métier historique de CERCLH, les activités médico-techniques regroupent la stérilisation, les plateaux de rééducation/réadaptation, la pharmacie, l’imagerie, le laboratoire biologie et les blocs opératoires. Nos équipes se mobilisent pour vous accompagner dans l’amélioration de vos performances suivant une méthodologie complète : diagnostic, identification des axes d’amélioration, définition du plan d’action, mise en œuvre et suivi.

Pour partie soumises à l’évolution du contexte règlementaire et financier, les activités médico-techniques s ‘accompagnent de problématiques spécifiques. Nous préparons l’avenir à vos côtés dans le cadre de la mutualisation des services des Groupements Hospitaliers de Territoires (GHT), enjeu majeur pour les années à venir, ou de la réforme de tarification en cours.

Stérilisation

Conception, dimensionnement et organisation en amont de nouveaux services ou de services existants :

  • Traçabilité des instruments : marquage, informatisation du process (conseil, implantation, formation)
  • Observation terrain du parcours des instruments, des flux et de la répartition des tâches
  • Analyse des coûts de fonctionnement
  • Analyse de pertinence sur le transfert vers de l’usage unique de l’instrument
  • Accompagnement à une logique de mutualisation entre établissements : convergences des flux, pérennisation de la sous-traitance client/fournisseur
  • Mise en place d’instances de pilotage inter-services.

Plateau de rééducation / réadaptation

  • Conception, dimensionnement et organisation des plateaux d’activité dans le cadre d’hospitalisations complètes et temporaires
  • Accompagnement sur la pérennité de financement dans la cadre de la réforme de tarification en cours
  • Diagnostic, production de recommandations et réalisation de plans d’actions et de feuilles de route

Pharmacie

Création de nouvelles PUI (Pharmacies à Usage Intérieur) et/ou restructuration des unités existantes :

  • Conception et dimensionnement des espaces  en partenariat avec des architectes (étude des flux, aménagement des surfaces, dimensionnement d’équipements)
  • Audits organisationnels et logistiques (analyse des niveaux de stocks, des processus achat et approvisionnement, de l'organisation du travail…)
  • Etudes d'opportunité sur la mise en place d'une automatisation de la dispensation globale ou nominative (analyse de coûts, calcul des durées de retours sur investissement)
  • Préconisation d’axes d’amélioration concrets
  • Accompagnement des équipes à la définition et à la mise en place d'organisations cibles

Dans le cadre des Groupements Hospitaliers de Territoires (GHT) :

  • Accompagnement et co-construction sur la mise en place d’une organisation mutualisée entre différentes PUI
  • Réflexion et mise en œuvre

Imagerie

Conception, dimensionnement et organisation du service :

  • Analyse et benchmark des pratiques organisationnelles par comparaison entre établissements, d’indicateurs spécifiques
  • Etudes capacitaires
  • Dimensionnement des moyens humains et matériels
  • Optimisation de l’organisation médicale (répartition des plages allouées, des vacations, taux d’occupation, aide à la programmation des rendez-vous, délai de remise de compte-rendu,…)
  • Optimisation de la fluidité du parcours patient, satisfaction client
  • Contractualisation des relations inter services
  • Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la mise en place de systèmes d’information radiologiques (RIS), de PACS et d’outils de comptes-rendus (dictée numérique ou reconnaissance vocale)
  • Conseil à la mise en place et à l’organisation des pratiques et des processus

Laboratoires de biologie

Principaux points d’intervention au sein du laboratoire de biologie :

  • Analyse de l’organisation des flux d’examens biologiques médicaux
  • Analyse de pertinence des investissements en techniques automatisées et chaines d’automatisation
  • Rationalisation des analyses/examens en série
  • Dimensionnement en ressources humaines
  • Gestion de la maîtrise des coûts de consommables

Dans le cadre des Groupements Hospitaliers de Territoires (GHT) :

  • Accompagnement et co-construction sur la mise en place d’une organisation mutualisée entre différents laboratoires.
  • Réflexion et mise en œuvre

Blocs opératoires

Les différentes interventions, dans plus de 300 blocs opératoires et à travers des régions à différents niveaux de maturité ont permis de capitaliser sur les indicateurs classiques en matière d’organisation des blocs opératoires et des UCA. Ainsi, CERCLH a réalisé un travail de recueil de données riches d’enseignements. Ces données nous permettent d’identifier aisément les points forts et leviers d’actions des établissements où nous intervenons et de donner des cibles réalistes et « prouvées » aux différents acteurs rencontrés.

Principaux points d’intervention :

  • Evaluation des ressources matérielles et humaines
  • Optimisation de l’utilisation du bloc opératoire en flux de patients programmés ou non programmés et en temps d’occupation
  • Etude du fonctionnement des interfaces avec cette unité eu sein de l’établissement
  • Etude opérationnelle auprès du personnel médical et soignant
  • Analyse des dysfonctionnements et définition des marges de progression
  • Priorisation des actions
  • Cockpit Santé
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Structure avec hébergement

Accompagnement à la gestion des lits, schémas capacitaires prospectifs, contexte de réforme tarifaire, de financements restreints…, nos consultants et experts « métiers » sont mobilisés pour intervenir sur le projet stratégique, l’organisation, l’optimisation et l’efficience des fonctions soin et accompagnement socio-éducatif des unités médicales et chirurgicales, des maisons de retraite médicalisées, et de la psychiatrie.

Maisons de retraite médicalisées

Contexte :

  • Structures aux  financements publics de plus en plus restreints (ARS, Conseils Départementaux) incitant l’utilisation optimale des ressources soignantes et éducatives
  • Pression accrue des pouvoirs publics (ARS, ANESM) pour mettre en place les outils de la loi 2002-2 et la démarche de projet individuel d’accompagnement des résidents
  • Difficultés à objectiver la charge de travail des soignants auprès des résidents, par manque d’évaluation précise et actualisée de leurs besoins en soin et d’accompagnement socio-éducatifs

Principaux points d’intervention :

  •  Cartographie des processus, repérage des difficultés puis identification des solutions
  • Recueil d’activité, analyse des glissements de tâches et dimensionnement des effectifs soignants et socio-éducatifs
  • Partage des constats en Focus Group et des plans d’actions en groupe de travail
  • Analyse des usages et de la pertinence des systèmes informatiques RH, dossier usager, achats
  • Construction budgétaire : Investissements et financements, produits et charges d’exploitation

Psychiatrie

Contexte :

Réflexions en cours sur une nouvelle tarification du secteur.

Principaux points d'intervention:

  • Co-construction des organisations en adaptation au contexte
  • Analyse de la prise en charge des patients
  • Etude de la gestion des flux
  • Adaptation des ressources humaines à l’activité

Unités médicales et chirurgicales

Etudes capacitaires des unités d’hébergement pour les schémas directeurs immobiliers prospectifs à 5/10 ans :

  • Projection et dimensionnement en lits
  • Etude prospective du seuil critique de dimensionnement
  • Etude du ratio des équipes soignantes par rapport au nombre de lits
  • Obligations de proximité avec les plateaux d’activités medico-techniques (blocs, labo, imagerie) en lien avec le projet médical

Accompagnement à la gestion des lits :

  • Réduction des durées de séjour
  • Ajustement de la durée de séjour par rapport à une pathologie, gestion des priorités
  • Gestion des patients programmés et non programmés
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Structure ambulatoire

Etudes prospectives capacitaires, accompagnement au virage ambulatoire, anticipation à la nouvelle circulaire Frontière en préparation, enquêtes …, nos équipes abordent toutes vos problématiques relatives aux services d’urgences, radiothérapie, médecine ambulatoire, consultations, chirurgie ambulatoire selon une méthodologie validée et flexible: diagnostic, dégagement des axes d’amélioration, définition du plan d’actions, mise en œuvre et soutien à la réalisation des performances.

Chirurgie ambulatoire

Principaux points d’intervention :

  • Maitrise de la gestion des flux de patients
  • Garantie de la qualité de soins (maîtrise et anticipations des risques et des interventions)
  • Dimensionnement des ressources humaines

Accompagnement au virage ambulatoire, tendance prégnante en services hospitaliers :

  •  Optimisation de la maximisation et de la gestion des flux de patients

Consultations

CERCLH intervient sur 3 enjeux majeurs du secteur Consultations :

  • La planification et programmation
  • L’organisation du/des points de consultations
  • La gestion documentaire et traçabilité

 Principaux points d’intervention :

  • Etude d’activité par rapport aux ressources de salles ou de compétences médicales ou soignantes
  • Etude des flux de patients
  • Dimensionnement
  • Définition des indicateurs de performance :
    • Délais moyens de prise de rendez vous des patients primo consultants par spécialité
    • Taux de déprogrammation/reprogrammation des rendez vous à la demande des médecins/chirurgiens
    • Taux d’occupation des vacations
    • Taux de débordement des vacations
    • Délais de frappe des comptes-rendus par spécialité et outil utilisé (K7, dictée numérique, reconnaissance vocale)
    • Délais de validation des comptes-rendus par spécialité
    • Résultat brut d’exploitation (si comptabilité analytique en place)

Médecine ambulatoire

Contexte : Phase d’anticipation à la nouvelle circulaire Frontière en préparation, précisant les conditions d’activité et de financement de ces unités principalement axées sur l’oncologie.

 

  • Accompagnement sur la pérennité de financement dans le cadre de la réforme de tarification en cours :
    • diagnostic,  production de recommandations et réalisation de plans d’actions et de feuilles de route
  • Etudes prospectives capacitaires pour les schémas directeurs immobiliers prospectifs à 5/10 ans :
    • Projection et dimensionnement en places
    • Etude prospective du seuil critique de dimensionnement
    • Etude du ratio des équipes soignantes par rapport au nombre de places
    • Analyse des obligations de proximité avec les plateaux d’activités medico-techniques (blocs, labo, imagerie) en lien avec le projet médical

 

    Radiothérapie

    Depuis 10 ans, CERCLH réalise chaque année pour l’INCA (Institut National du Cancer) l’Observatoire de la radiothérapie. L’enquête s’adresse à tous les sites de radiothérapie en France afin d’évaluer leurs pratiques, leur volume d’activité et leurs ressources humaines.

    Service d'Accueil des Urgences

    Objectif : Optimisation du service et de la collaboration avec les différentes interfaces.

    Principaux points d’intervention :

    • Etude des flux de patients temporaires et hospitalisés
    • Analyse des ressources humaines médicales et paramédicales
    • Dimensionnement du personnel
    • Etude des temps d’attente
    • Analyse des interfaces et compétences médicales à disposition
    • Etude de l’organisation avec les transports sanitaires, SAMU et SMUR.
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    Fonction support

    Colonne vertébrale de toute organisation, la logistique et la gestion générale de chaque établissement regroupent des activités transversales en lien avec l’ensemble des services. La complexité de ce maillage et son fonctionnement singulier par processus lui confèrent une attention spécifique.

    Sur chacune des thématiques liées aux achats, transports, logistique hospitalière, bureau des entrées et secrétariats, comptabilité analytique et services techniques, nos équipes se mobilisent pour vous accompagner dans la réalisation de performances suivant un process complet : diagnostic, dégagement des axes d’amélioration, définition du plan d’actions, mise en œuvre et suivi.

    Achats et approvisionnements

    Définition et structuration du service achat à partir de l’analyse des procédures existantes

    • Elaboration d’une cartographie achats, dépenses et marchés, des stocks et commandes
    • Analyse des processus selon la méthodologie RACI (identification des acteurs du processus et la répartition des rôles, des approbateurs aux contributeurs)
    • Analyses des procédures achats (contractualisation des actes)
    • Analyse des systèmes d’informations achats et de la gestion documentaire
    • Analyse des systèmes d’informations des stocks, inventaires, passation des commandes
    • Analyse des ressources humaines (coûts et compétences)

    Optimisation des achats

    • Dégagement de gains par la redéfinition des besoins et l’étude de la stratégie en fonction des marchés fournisseurs

    Logistique hospitalière

    Nos interventions se situent au niveau des flux de biens et marchandises (repas, linge, médicaments, prélèvements, PSL, instruments, courriers, dossiers médicaux, produits hôteliers,) et des flux patients (Brancardage et transport sanitaire) en intra site et inter sites.

    Dans ce domaine, nous accompagnons les fonctions logistiques des établissements à atteindre leur objectif de qualité de service à leurs clients au moindre coût.

    Les leviers d’optimisation passent par l’amélioration de la fluidité et de la rapidité des flux et donc la « chasse aux freins » qui se trouvent aux interfaces (physiques, systèmes d’information entre différentes fonctions)

    Principaux points d’intervention :

    • Formalisation des besoins (Contrats clients fournisseurs internes)
    • Cartographie et modélisation des flux
    • Implantation géographique et organisation des locaux logistiques
    • Rationalisation des tournées
    • Mutualisation, centralisation des Transports
    • Automatisation des transports lourds et légers (Faisabilité technique et organisationnelle, calcul de ROI)
    • Etude de « make or by »
    • Dimensionnement des ressources humaines
    • Co-construction de plan d’actions et accompagnement à leur mise en place

    Particularité du CERCLH :

    CERCLH propose une approche méthodologique performante qui s’appuie sur les outils du Lean Management.

    Cette méthode (qui a fait ses preuves depuis de nombreuses années dans de nombreux domaines) est basée sur une approche globale et pragmatique. Elle favorise la communication et le déploiement rapide d’actions concrètes et contribue par la même à lever les résistances aux changements des équipes.

    Bureau des Entrées

    • Etudes comparatives d’activité
    • Dimensionnement des ressources humaines
    • Intégration des nouveaux logiciels dans tous les processus

    Comptabilité analytique

    Réalisation d’enquêtes de coûts sur les secteurs psychiatrie et medico-social

    Services techniques

    Maintenance et entretien des équipements  et des bâtiments.

    • Audit en 3 axes sur bases de bonnes pratiques:
      • Pilotage des services techniques : arbitrage externalisation/internalisation, suivi, gestion des contrats
      • Ressources humaines (management, animation d’équipes, gestion, maintien des compétences
      • Partie technique et outils : interventions préventives ou curatives, travaux de réhabilitation, optimisation de la gestion des stocks de pièces, méthode maintenance, maintien des bases de connaissances
    • Plan d’actions/mise en oeuvre :
      • Rationalisation de l’atelier de maintenance et zones de stockage
      • Optimisation des interventions préventives et curatives, planification des travaux en interne ou avec intervenants extérieurs
      • Anticipation des interventions urgentes et préparation des interventions planifiées
      • Traçabilité : compte rendu d’interventions sur le planifié ou non planifié
      • Gestion et traitement des demandes d’intervention